L’inventaire physique du stock d’une entreprise n’est généralement pas l’activité préférée des employés. C’est une démarche fastidieuse et longue mais elle a pourtant une importance capitale.
L’inventaire permet de consolider le bilan comptable de l’entreprise en donnant une vision précise à un instant T des actifs qu’elle détient en stock. Cette vision permet de déterminer le bénéfice comptable, d’ajuster la fiscalité et de mesurer l’état du stock et sa conformité avec les rapports du logiciel de gestion de stock.
Qu’est-ce que l’inventaire physique ?
L’inventaire physique est un décompte des actifs corporels d’une entreprise.
Il s’agit d’un comptage des articles en stock, généralement effectué à intervalles réguliers et au moins une fois par an pour s’assurer que les registres comptables correspondent à l’état physique réel des stocks de l’entreprise.
L’inventaire physique permet à la direction d’évaluer la quantité de stocks dont elle dispose et il fournit un instantané des actifs de l’entreprise qui peut être utilisé pour les rapports financiers et la fiscalité.
Le processus peut également aider à identifier les divergences entre les registres comptables et les stocks réels en cas de vol ou de casse notamment.
En général, l’inventaire annuel consiste à compter physiquement les actifs de l’entreprise. Les totaux de ce comptage sont comparés aux valeurs figurant dans les registres comptables. S’il y a des divergences, il faudra y remédier. C’ets un processus indispensable au bon fonctionnement d’un entrepôt logistique.
Un plan d’inventaire physique comprend généralement :
- un calendrier pour la réalisation d’inventaires physiques périodiques
- une procédure de comptage des articles et de vérification des quantités
- une procédure d’investigation des divergences entre le comptage physique et la balance comptable
- une procédure de rapprochement des soldes d’inventaire avec les documents comptables.
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Les obligations en matière de suivi des stocks
L’inventaire de stock est obligatoire pour toute personne physique ou morale exerçant une activité commerciale. Il doit être effectué au moins une fois par an à la date de clôture de l’exercice comptable.
Note : il est cependant possible de mettre en place un inventaire permanent ou un inventaire tournant qui est donc effectué au fil de l’eau.
L’inventaire consiste à comptabiliser la quantité des :
- marchandises
- produits finis
- matières premières
Les étapes clefs pour planifier son inventaire
Créez d’abord une liste d’inventaire avec tous les articles en stock, ainsi que toute information d’identification attachée à chaque article.
Imprimez la liste pour ceux qui font l’inventaire, de préférence dans un tableur avec une colonne vide pour indiquer le stock relevé physiquement.
Créez des équipes de comptage. Ceux qui ont une expérience préalable de l’inventaire seront chefs d’équipe.
Vérifiez physiquement chaque article de la liste d’inventaire.
Pour gagner du temps, il est préférable de se déplacer dans le sens physique des articles en rayonnages. Ceci permet d’éviter de perdre du temps à faire des allers-retours dans la zone d’inventaire.
Vérifiez les informations d’identification des articles de l’inventaire par rapport à l’article réel pour vous assurer que ce qui est listé est ce qui est stocké.
Confirmez la présence de chaque article, ainsi que son emplacement, en marquant clairement la présence de l’article sur votre liste d’inventaire. Si l’article n’est pas présent ou s’il y a un article différent à l’endroit prévu, notez la différence.
Il est aussi utile de noter si une marchandise est détériorée.
Comparez les articles excédentaires énumérés dans vos fichiers avec les articles manquants sur votre liste pour vous assurer que l’article n’est pas manquant, mais simplement déplacé. Remettez les articles déplacés à leur place si vous en trouvez.
Le responsable ou le superviseur compare ensuite les données du comptage avec les données réelles du système. Le superviseur demande aux employés de recompter les stocks en cas de discordance.
Le manager valide à nouveau les données. Si tout est correct, il les envoie au service comptable.
Une personne du service comptable revérifie et approuve le décompte des stocks.
Planifier son inventaire
Commencez par déterminer les intervalles entre les comptages physiques.
Fixez la date de l’inventaire. Il est préférable de le réaliser en basse période d’activité surtout si vous avez une activité saisonnière.
Pendant son déroulement, il faut interrompre la saisie de données dans le système de gestion des stocks. Il faut aussi arrêter la réception et la distribution des stocks pendant le processus.
Prévoyez une à deux heures pour former vos employés au processus de comptage des stocks.
? Il est aussi possible de profiter de l’inventaire pour vérifier l’état des rayonnages industriels et leur bonne tenue structurelle.
Avantages de l’inventaire physique annuel
Il garantit l’exactitude de l’inventaire de l’organisation et s’assure que les marchandises ne sont pas perdues ni volées.
Il donne des informations précieuses sur le stock de l’organisation.
Il contribue à améliorer le bénéfice global de l’entreprise.
Inconvénients de l’inventaire physique annuel
Il est chronophage.
Il augmente les coûts des ressources humaines sur une tâche non-productive.
Il présente de fort risques d’inexactitudes.
Autres méthodes d’inventaire
Il existe d’autres approches pour réaliser un inventaire, moins fastidieuses mais qui demandent de la rigueur.
Comptage par cycle
Le comptage par cycle est un processus de comptage perpétuel. Un petit ensemble de stocks est mesuré à un endroit particulier, un jour donné.
En utilisant cette méthode, vous pouvez vérifier quotidiennement votre inventaire physique. En général, elle convient aux grandes entreprises dont l’inventaire est important.
Inventaire permanent ou continu
L’inventaire continu est une des méthodes d’inventaire physique où les marchandises sont comptés à un certain mois ou à un certain moment de l’année, tout au long de l’année. Tous les matériaux sont comptés physiquement au moins une fois dans l’année.
Échantillonnage
Dans cette procédure, le comptage physique n’a lieu que pour les matériaux choisis au hasard. Toute différence constatée est comparée au bilan. Ensuite, les autres matériaux sont également comptés.